Advanced – Bericht Overzicht

Als er is ingelogd door een Advanced Administrator en vervolgens gekozen wordt voor het tablad BASIC, met de subtab Bericht Overzicht, dan wordt het Bericht Overzicht getoond. In dit overzicht worden gegevens van de e-mailberichten weergegeven, waaronder de afzender, de ontvanger en het onderwerp van de e-mailberichten. Ook de status (de ondernomen actie) van het e-mailbericht, wordt hier weergegeven.

Filters instellen

Het kan zijn dat er heel veel e-mailberichten in het overzicht (de e-mail-log) staan. Er kan dan door middel van filters snel gezocht worden naar bepaalde e-mailberichten. Boven het overzicht van alle e-mailberichten zijn verschillende filters in te stellen. Met de + Button kunnen er meerdere filters worden toegevoegd en met de – Button worden er filters verwijderd.Vooraan kan er nog gekozen worden voor Inkomend, Uitgaand en Inkomend en Uitgaand. De laaste (Inkomend en Uitgaand) is de standaard waarde.

De verschillende filters worden hieronder kort beschreven:

• Tijd – Hiermee kan op tijd en datum gefilterd worden, de extra velden Start en Endkunnen worden opgegeven als er voor dit filter wordt gekozen.
• Van, met eventueel de extra opties volledig email adres, gebruikersnaam of domeinnaam – Hiermee kan op afzender gefilterd worden, de extra velden zijn Bevat, Bevat geen, is equal to of not equal to.
• Aan, met eventueel de extra opties volledig email adres, gebruikersnaam of domeinnaam – Hiermee kan op ontvanger gefilterd worden, de extra velden zijn Bevat, Bevat geen, is equal to of not equal to.
• Onderwerp – Hiermee kan op het onderwerp van het e-mailbericht gefilterd worden, de extra velden zijn Bevat, Bevat geen, starts with, doesn’t start with, ends with of doesn’t end with.
• Status – Hiermee kan gefilterd worden op de verschillende statussen van het e-mailbericht. De verschillende statussen zijn Toegestane berichten, Toegestaan of Whitelisted Berichten, Gemarkeerde Berichten, Quarantaine Berichten, Geblokkeerde Berichten, Afgebroken Berichten, Uitgestelde Berichten en Whitelisted Berichten. Per filter kan je dan kiezen voor is waar of is niet waar.
• Actie – Hiermee kan er gezocht worden op de actie (de status die is toegekend) van de e-mailberichten, door deze handmatig op te geven. De extra optie is dan Bevat of Bevat geen.
• Geëncrypteerde Berichten – Hiermee worden de e-mailberichten weergegeven die wel (extra optie is waar) of niet (extra optie is niet waar) versleuteld zijn (door middel van encryptie).
• Doorgestuurde Berichten – Hiermee worden de e-mailberichten weergegeven die wel (extra optie is waar) of niet (extra optie is niet waar) doorgestuurd zijn.
• Reden – Hiermee kunnen e-mailberichten weergegeven worden, welke wel of niet voldoen aan de opgegeven tekst. De reden geeft weer, waarvoor er en bepaalde status is meegegeven aan een e-mailbericht. De extra opties zijn Bevat of Bevat geen.
• Score – Er wordt aan een e-mailbericht een status meegegeven, aan de hand van verschillende factoren (waaronder de afzender, de SMTP-server en de inhoud van het e-maibericht). Hoe hoger deze score, hoe eerder de e-mailbericht wordt aangekaart als ongewenst. Met het filter voor de score, kan er gezocht worden op e-mailberichten die aan bepaalde voorwaarden van de score voldoen. De mogelijke instellingen voor dit filter zijn is equal to, not equal to, greater than, less than of Range(bereik).
• Bron IP – Hiermee kan er gezocht worden op het IP adres van de afzender, de extra opties zijn Bevat of Bevat geen.
• Bericht – Hiermee kan er gezocht worden op de inhoud van het e-mailbericht, de extra opties zijn Bevat of Bevat geen. LET OP: Het gebruik van dit filter kan erg langzaam zijn.
• Alleen geldige verzenders en Alleen geldige ontvangers – Hiermee kan er gezocht worden op geldige ontvangers en afzenders, met de extra opties is waar of is niet waar.
• Onderaan staat nog een filter ID (X-ASG-Debug-ID), welke afgeraden wordt om te gebruiken, tenzij duidelijk is waarvoor het bedoeld is. Dit filter wordt gebruikt om e-mailberichten te zoeken, welke wel of niet aan een uniek “E-mail ID number” voldoen.

Onder de filters staan de e-mailberichten chronolgisch weergegeven (de meest recente e-mailberichten bovenaan), welke ingeladen zijn door de filters. Zijn er nog geen filters ingesteld, dan worden de meest recente e-mailberichten weergegeven.

Afleveren, Exporteren en Andere Acties

Boven het overzicht van de e-mailberichten staan een aantal knoppen, welke gebruikt kunnen worden door de Advanced Administrator gebruiker.

De eerste knoppen hebben betrekking op de Pagina (de < en > knoppen). Hiermee kan je naar de vorige en de volgende pagina gaan.

Daarnaast staat een refresh-symbool, waarmee je het overzicht kan verversen.

Vervolgens staat er een knop met Afleveren erop. Hiermee kunnen geselecteerde e-mailberichten* opnieuw of alsnog afgeleverd worden. De ontvanger zal (indien de ontvanger een bestaand, werkend e-mailadres is) het e-mailbericht alsnog of nogmaals ontvangen.

De knop met Exporteren erop kan worden gekozen om een export (in .CSV) te maken van alle e-mailberichten (Exporteer Alles) of de geselecteerde berichten* (Exporteer Geselecteerde Boodschappen). Er wordt een .CSV bestand gemaakt, met de informatie welke in het overzicht wordt weergegeven. Let op! De e-mailberichten zelf worden niet geëxporteerd, alleen de weergegeven informatie van het overzicht.

Achter deze knoppen staat Andere Acties, deze knop vouwt zichzelf open als het wordt aangeklikt.

• Whitelist– De afzenders van de geselecteerde e-mailberichten* worden op de whitelist gezet, indien deze daar nog niet op stonden.
• Haal van de Whitelist af– Indien afzenders van de geselecteerde e-mailberichten* op de whitelist stonden, dan worden deze daar vanaf gehaald.
• Submit to Barracuda Central as Spam– Stuur het volledige e-mailbericht door aan Barracuda central, met de mededeling dat het e-mailbericht als ongewenst is aangekaart.**
• Submit to Barracuda Central as Not Spam – Stuur het volledige e-mailbericht door aan Barracuda central, met de mededeling dat het e-mailbericht als niet ongewenst is aangekaart.**

Als laatste staat er de knop Instellingen. Onder deze knop kunnen het aantal Berichten per bladzijde aangepast worden. Ook kan er ingesteld worden, waar het voorbeeld venster van de geselecteerd e-mailbericht getoond moet worden. Onderaan staat Cluster Instellingen. Aangezien er met meerdere Barracuda Servers gewerkt wordt, zou opgevraagd kunnen worden om alleen die e-mailberichten weer te geven, die daadwerkelijk op de server staan waarop is ingelogd. Hierdoor worden wel e-mailberichten in het overzicht overgeslagen, die door een andere server zijn afgehandeld. Er wordt dan ook aangeraden, de instelling Bekijk alleen lokale berichten niet aan te vinken.

* Selecteren: Voor de e-mailberichten in het overzicht staan selectie-boxjes, zo kunnen er verschillende e-mailberichten geselecteerd worden. Geselecteerde e-mailberichten kunnen op dezelfde manier worden gedeselecteerd. Door het bovenste selectie-boxje aan te vinken, worden alle e-mailberichten (die op deze pagina worden getoond) geselecteerd; of gedeselecteerd, als deze box al aangevinkt was.

** E-mail doorsturen aan Barracuda Central: Als er e-mailberichten doorgestuurd worden aan Barracuda Central, dan wordt het volledige e-mailbericht doorgestuurd. Uiteraard gaat Barracuda Central hier strict vertrouwelijk mee om, de e-mailberichten worden alleen gebruikt om algoritmes bij te werken en aan te maken, om sneller e-mailberichten te herkennen die ongewenst zijn. Heeft u hier toch geen vertrouwen in, dan raden wij af om deze functies te gebruiken.

Kolommen in het overzicht

In het overzicht worden standaard enkele kolommen weergegeven, met daarin informatie van de e-mailberichten. Wanneer de mousepointer er boven de titel van een willekeurige kolom zweeft, dan verschijnt er de mogelijkheid tot een droplist. Optioneel kan hier gekozen worden voor meer (of minder) kolommen. Ook kunnen de standaard kolommen worden teruggezet, door te kiezen voor Reset Kolommen. Voor enkele kolommen is er een extra mogelijkheid, om de e-mailberichten oplopend of aflopend te sorteren.

• Classified– Hierin wordt weergegeven of een e-mailbericht al is aangekaart (meestal door een eindgebruiker) als wel of geen spam. Het kan ook zijn dat dit niet mogelijk is (bijvoorbeeld als het e-mailadres van de ontvanger niet bestaat).
• Verzender komt voor op Whitelist– Hierin wordt weergegeven of de afzender van een e-mailbericht op een whitelist staat.
• Tijd– Hier staat de datum en tijd weergegeven van het e-mailbericht.
• Van– Hier staat het e-mailadres van de afzender (indien mogelijk) weergegeven.
• Aan– Hier staat het e-mailadres van de ontvanger weergegeven.
• Onderwerp– Hier staat het onderwerp van het e-mailbericht weergegeven, indien het e-mailbericht een onderwerp heeft.
• Size– Het aantal bytes van het e-mailbericht. Dit kan afwijken in het geval dat er een bijlage in de e-mailbericht zit.
• Actie– De status die een e-mailbericht heeft meegekregen (de ondernomen actie).
• Reden– De opgegeven reden, waarin uitgelegd staat waarom er een actie is uitgevoerd (of een status is meegegeven).
• Score– Er wordt een status meegegeven, aan de hand van verschillende factoren (waaronder de afzender, de SMTP-server en de inhoud van het e-maiberichtl. Hoe hoger deze score, hoe eerder het e-mailbericht wordt aangekaart als ongewenst. In deze kolom wordt de toegekende score weergegeven.
• Encryptie Status– In deze kolom wordt (indien mogelijk) weergegeven of een e-mailbericht over een beveiligde verbinding is binnengekomen.
• Bron IP– De Hostnaam (indien van toepassing) en het IP adres van de afzender worden in deze kolom weergegeven, indien mogelijk.
• Aflever Status– De status (afgeleverd, uitgesteld, geweigerd, etc.) van het e-mailbericht wordt in deze kolom weergegeven.
• Aflever Detail – De details van een afgeleverd e-mailbericht, worden in deze kolom weergegeven.

E-mailberichten inzien

Hieronder wordt uitgelegd, hoe de e-mailberichten welke aan dit domein zijn verzonden ingezien kunnen worden.

Let op! Er zitten juridische beperkingen aan het inlezen van andermans e-mailberichten. Het is niet toegestaan ongeoorloofd e-mailberichten door te lezen, welke niet voor u bestemd zijn*. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de huidige wetgeving en eventueel het privacy reglement van de onderneming waarvoor u werkzaam bent.

* U kunt wel e-mailberichten doornemen van anderen, om bijvoorbeeld technische aspecten te achterhalen of omdat het noodzakelijk is vanwege bedrijfs technische redenen. Dit dient wettelijk wel bekend te zijn, bij het personeel / de gebruikers van de e-mailadressen. Mocht u toch e-mailberichten van andere inzien, dan dient u hier strikt vertrouwelijk mee om te gaan. Misbruik maken van e-mailberichten, welke niet voor u bestemd zijn, kan resulteren in hoge boetes en zelfs gevangenisstraf.

E-mailbericht openen

Door op een e-mailbericht, welke in het overzicht staat, te dubbelklikken, kan je deze inzien. Het e-mailbericht zal in een nieuw venster geopend worden.

Bovenin het nieuwe venster staat informatie, van onder andere de afzender, de geadresseerde, het onderwerp en de tijd. Standaard worden de internet-headers geopened in het veld onder de informatie van het e-mailbericht. Deze kunnen ook opgevraagd worden, onder de knop Bekijk Bron.

Als er voor de knop Bekijk Bericht gekozen wordt, dan wordt het e-mailbericht getoond zoals deze aan de ontvanger gestuurd is.

Eventueel kan hier achter Charset de karakterset aangepast worden.

Er is ook een knop voor View Bayesian Data, echter wordt deze niet gebruikt bij QDC. De knop Download kan gebruikt worden om het e-mailbericht te downloaden als een .eml bestand. Als laatste is er de knop Afleveren, welke gebruikt wordt om het e-mailbericht alsnog (of nogmaals) naar het oorspronkelijke e-mailadres van de geadresseerde te versturen.