QDC werkt op basis van vrijblijvende offerte’s. Indien een nieuwe of bestaande klant akkoord gaat met een offerte, dan zal de dienst als eenmalig of als abonnement worden gefactureerd. Dit is afhankelijk van wat er op de offerte staat.
Wanneer ontvangt u een factuur
Aan het begin van elke maand, versturen wij facturen van alle diensten die in de voorafgaande maand zijn verlengd. Daarnaast worden ook de diensten, welke nieuw bij QDC zijn ondergebracht gefactureerd. Alle abonnementen (nieuwe en verlengde) en eenmalige orders worden dan samengevoegd per klant op een verzamelfactuur.
Hoe ontvang ik mijn factuur
De facturen worden alleen per e-mailbericht verstuurd naar het e-mailadres, welke in onze administratie bekend is. Indien uw e-mailadres gewijzigd is, dan kan het zijn dat u deze e-mailberichten heeft gemist. Het is daarom belangrijk dat u wijzigingen in uw contactgegevens zo snel mogelijk aan onze administratie doorgeeft. Indien gewenst, kan er ook een apart e-mailadres opgegeven worden voor de facturatie (eventueel als kopie / CC). Dit kan handig zijn, zodat u de facturen niet op een algemeen e-mailadres binnenkrijgt, maar direct bij de juiste persoon of afdeling. Het kan ook zijn dat de factuur in een spamfilter terecht gekomen is. Controleer ook regelmatig of onze e-mailberichten daar in terecht zijn gekomen.
Hoe betaal ik mijn factuur
In principe sturen wij bij elke opdracht of offerte een document mee, waarmee u ons kunt machtigen om uw facturen automatisch te kunnen laten incasseren vanaf uw bankrekeningnummer (IBAN). Deze machtiging gebruiken wij dan voor al uw afgenomen diensten bij QDC (bestaande diensten en nieuwe diensten), onder hetzelfde klantnummer.
Het is helaas niet mogelijk om meerdere actieve machtigingen te hebben onder een klantnummer. Wilt u een (of enkele) van uw diensten toch vanaf een andere rekening voldoen, dan adviseren wij u om een extra klantnummer aan te vragen.
Indien u een geldige machtiging heeft afgegeven, dan ontvangt u 3% korting op al uw toekomstige facturen (tenzij er andere afspraken zijn gemaakt). De facturen zullen worden afgeschreven binnen 10 dagen, na de eerste werkdag van een maand.
Note: Wenst u geen incasso machtiging af te geven, dan kunt u per factuur betalen. Wel hebben wij dan een kopie nodig van een geldige en recente inschrijving van de Kamer van Koophandel. Als u hierover niet beschikt, dan kunnen wij u helaas geen diensten aanbieden – tenzij u alsnog akkoord gaat met de automatische incasso. Onze bankgegevens staan hier.
Hoe draag ik een abonnement over
Het kan voorkomen dat er onder uw klantenbestand een abonnement of dienst staat, die u door een andere partij wenst te laten betalen. Indien deze nieuwe partij het abonnement over wenst te nemen en klant wilt worden bij QDC, dan kunnen wij dat eenvoudig verzorgen. Geef dit wel tijdig aan, zodat de factuur bij de juiste persoon of organisatie terecht komt.
Het is mogelijk om op elk gewenst moment tijdens de looptijd van een abonnement uw dienst over te dragen. Indien het een overdracht van een abonnement betreft, dan houden wij in principe de verlengdata van het over te dragen abonnement in stand. Zo wordt er niet dubbel betaald voor hetzelfde abonnement. Voor een overdracht van een abonnement hebben wij altijd toestemming nodig van de huidige klant en stellen wij een offerte op voor de nieuwe klant. Op deze offerte wordt dan ook een verlengingsdatum opgegeven, zodat het duidelijk is wanneer de dienst verlengd wordt.
Wenst de nieuwe eigenaar ergens anders klant te worden dan bij QDC, dan adviseren wij onze eigen klant alle gekoppelde diensten op te zeggen, nadat alle benodigde handelingen zijn uitgevoerd en de diensten volledig zijn (of worden) ondergebracht bij de nieuwe partij. Denk hier bijvoorbeeld aan het overzetten van uw website en e-mailberichten, maar ook aan het verhuizen van domeinnamen.
Er is een onbekend bedrag van mijn rekening afgeschreven
Het kan zijn dat u een factuur gemist heeft, welke wij per e-mailbericht hebben aangeboden. U kunt dan altijd contact met onze administratie opnemen voor een kopie van een factuur. Het is dan ook verstandig om na te gaan, of het e-mailadres voor uw facturen nog van toepassing is bij QDC. Deze kunt u ook laten aanpassen door onze administratie.
Een andere manier is gebruik te (gaan) maken van MijnQDC. In dit portaal kunt u zelf uw facturen inzien en downloaden. Indien u geen toegang heeft, dan kunt u dat met QDC opnemen. Wij versturen dan de instructies om hier gebruik van te kunnen maken.
Incasso mislukt
Het kan voorkomen, dat een incasso-opdracht van QDC aan uw bank is mislukt. Dat kan verschillende redenen hebben, waaronder een tekort aan saldo, een opgeheven rekening of een fout in het rekeningnummer (IBAN). QDC stuurt hier altijd discreet een bericht over aan het e-mailadres, welke bekend is bij onze administratie. Is er een apart e-mailadres opgegeven (eventueel als CC) voor de facturatie? Dan wordt de melding (ook) daarheen gestuurd.
Wegens afspraken met onze bank, bieden wij een factuur niet nogmaals aan ter incasso. Wij verzoeken daarom altijd aan onze klanten om het verschuldigde bedrag handmatig over te maken aan QDC. Daarnaast vragen wij aan onze klant of zij zelf willen aangeven dat de incasso machtiging weer in gebruik genomen mag worden (uiteraard niet als een rekeningnummer niet (meer) bestaat).
Wel komt de eventueel aanwezige factuurkorting van 3% te vervallen, indien wij geen geldige incasso machtiging hebben ontvangen van onze klant. Wij adviseren onze klanten daarom dan om altijd zo snel mogelijk een nieuwe machtiging aan QDC af te geven.
Wat gebeurt er bij een niet tijdige betaling
Wanneer wij na drie weken vanaf de factuurdatum nog geen betaling ontvangen hebben, dan sturen wij een herinnering naar onze klant per e-mailbericht. Mocht een betaling daarna nog uitblijven, dan sturen wij nogmaals een (tweede) herinnering per e-mailbericht, maar ook per reguliere post. Blijft hierna nog steeds betaling uit, dan zijn wij helaas genoodzaakt vervolg stappen te ondernemen, zoals in onze Algemene Voorwaarden staat beschreven.
